Zgłaszanie naruszeń w Banku Spółdzielczym w Szydłowie
W Banku Spółdzielczym w Szydłowie – dalej „Bank” obowiązuje Instrukcja anonimowego zgłaszania naruszeń w Banku Spółdzielczym w Szydłowie – dalej „procedura”, która określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń prawa, obowiązujących w Banku regulacji wewnętrznych oraz standardów etycznych. Oto jej główne założenia:
Kto może zgłosić naruszenie ?
Zgłaszającym może być osoba fizyczna, która w kontekście związanym z pracą uzyskała wiedzę o naruszeniu.
Kontekst związany z pracą należy rozumieć jako: przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Banku lub na rzecz Banku, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
Zgłoszenia na temat rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń prawa, procedur i standardów etycznych, w tym przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu w kontekście związanym z pracą może dokonać:
- pracownik Banku,
- były pracownik Banku,
- pracownik tymczasowy,
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
- przedsiębiorca, z którym Bank zawarł umowę,
- prokurent,
- udziałowiec,
- Członek Zarządu oraz Członek Rady Nadzorczej,
- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy – pracownik podmiotu, z którym Bank zawarł umowę o współpracy,
- stażysta,
- wolontariusz,
Jak można zgłosić naruszenie ?
- Zgłoszenia sygnałów w rozumieniu Instrukcji, sygnaliści dokonują w formie:
- jawnej,
- anonimowej,
- Forma jawna to:
- zgłoszenie pisemne przekazane bezpośrednio Koordynatorowi Ochrony Sygnalistów, informacji o naruszeniu, z wykorzystaniem formularza(Załącznik nr 2a i Załącznik nr 2b),
- przesłanie informacji o naruszeniu na adres poczty elektronicznej:
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. bądź na adres do e-doręczeń: AE: PL-37417-43624-TJTBW-24 z wykorzystaniem formularza(Załącznik nr 2a i Załącznik nr 2b).
- Forma anonimowa to:
- przesłanie zgłoszenia w formie papierowej z wykorzystaniem formularza (Załącznik nr 2a i Załącznik nr 2b),w dwóch kopertach na adres Banku. Druga koperta powinna zawierać adnotację: „Sygnał”.
- przesłanie zgłoszenia przez formularz aplikacyjny: https://bsszydlow.sygnalisci.pro/
Jawnie czy Anonimowo?
Zgłoszenie naruszenia może być anonimowe. Bank zachęca jednak do zgłoszeń jawnych w celu uzyskania łatwiejszego kontaktu z Sygnalistą i sprawnemu informowaniu o postępach wyjaśniających. W sytuacji, gdy pomimo zgłoszenia anonimowego, tożsamość zgłaszającego zostanie poznana na podstawie treści zgłoszenia lub podjętych czynności, podlega ona ochronie przewidzianej w procedurze.
Ochrona przed działaniami odwetowymi
- Bank zapewnia sygnalistom dokonującym zgłoszenia poufność i anonimowość tożsamości, w tym odpowiednią ochronę danych osobowych, a także ochronę osoby dokonującej zgłoszenia przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.
- Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
- Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
Schemat odbierania i rozpatrywania sygnałów w ramach kanału wewnętrznego:
- Odbiór zgłoszenia przez
- Przesłanie przez KOS potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. Potwierdzenie zgłoszenia powinno być przekazane najpóźniej w terminie 7 dniu od daty wpływu zgłoszenia.
- Sporządzenie przez KOS zanonimizowanej informacji na podstawie dokonanego zgłoszenia zgodnie ze wzorem.
- Przekazanie zanonimizowanej informacji wskazanemu Członkowi Zarządu oraz Radzie Nadzorczej.
- Zarejestrowanie zgłoszenia w „Rejestrze zgłoszeń naruszeń przepisów prawa, regulacji wewnętrznych oraz standardów etycznych”.
- Podjęcie działań następczych.
- Przekazanie informacji uzyskanych w działaniach następczych odpowiednio dla wskazanego Członka Zarządu oraz Rady Nadzorczej.
- Przekazanie informacji osobie, której dotyczy zgłoszenie.
- Przekazanie informacji zwrotnej Sygnaliście.
- Powiadomienie instytucji nadzorczych w przypadku jeśli jest wymagane.
W trakcie postępowania wyjaśniającego wszystkie informacje wskazane w zgłoszeniu są sprawdzane i obiektywnie oceniane.
Przetwarzanie danych osobowych
- Dane osobowe sygnalisty, pomocnika sygnalisty dokonującego zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz innych osób przetwarzane w związku ze zgłoszeniem, są chronione zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – RODO.
- Ochrona dotyczy danych przetwarzanych w związku z odbieraniem zgłoszenia, podejmowaniem działań wyjaśniających, podejmowaniem innych działań następczych po zakończeniu wewnętrznego postepowania wyjaśniającego, jak również archiwizacji danych po zakończeniu rozpatrywania zgłoszenia. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
- Okres przechowywania danych.
Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora:
- dla celów wykonywania zadań na podstawie Ustawy o ochronie sygnalistów przez okres trwania działań następczych – prze okres nie dłuższy niż 3 miesiące od daty zgłoszenia.
- dla celów statystycznych i analiz – przez okres trzech lat od daty zakończenia postępowania wyjaśniającego.
Pełny obowiązek informacyjny RODO stanowi Załącznik nr 2b.